El acta de finiquito es un documento obligatorio para concluir de manera formal una relación laboral en Ecuador. Este trámite, regulado por el Ministerio del Trabajo, debe realizarse dentro de un plazo determinado y a través de una plataforma en línea específica, a fin de garantizar que ambas partes (empleador y trabajador) cumplan con lo estipulado por la ley laboral vigente.

Este proceso no solo certifica la finalización de la relación contractual, sino que permite dejar constancia de los valores cancelados al trabajador y protege a las partes frente a futuras reclamaciones o sanciones legales.

Trámite obligatorio en el Sistema Único de Trabajo

El Ministerio del Trabajo habilita el Sistema Único de Trabajo (SUT) como medio digital para registrar las actas de finiquito. Este sistema permite a los empleadores cargar el acta junto con el comprobante de pago en un único archivo en formato PDF. La validación se realiza mediante un código HASH, que certifica su autenticidad.

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El empleador dispone de 15 días para completar este proceso desde la fecha de terminación del contrato. En caso de que no pueda efectuar el pago directamente al trabajador dentro de ese plazo, deberá hacerlo a través del Ministerio del Trabajo, también en un periodo máximo de 15 días.

¿Qué datos debe incluir el acta?

El acta de finiquito debe contener información precisa sobre los valores cancelados al trabajador. Entre los conceptos que deben constar están los sueldos pendientes, bonificaciones, décimos, vacaciones no gozadas y cualquier otro rubro adeudado. Además, debe constar la aceptación del trabajador de los montos entregados y la firma de ambas partes, lo que le otorga validez legal.

Desde el SUT, se puede generar el acta con datos actualizados, calcular automáticamente los valores a pagar según la normativa vigente y registrarla digitalmente para darla por válida ante el Ministerio. Para completar el proceso correctamente, el empleador debe seguir los siguientes pasos en el portal del SUT:

1. Ingresar con usuario y contraseña al sistema: https://sut.trabajo.gob.ec/contratos-web/mrl/loginContratos.xhtml 
2. Acceder al módulo de Registro de Datos del Trabajador.
3. Seleccionar la opción "Generar acta de finiquito".
4. Llenar el formulario en línea con los datos del trabajador desvinculado.
5. Descargar el acta generada y firmarla junto con el trabajador.
6. Cargar en el sistema el acta firmada y el comprobante de pago en formato PDF

Obligaciones del empleador y derechos del trabajador

Al finalizar una relación laboral, el trabajador tiene derecho a recibir el total de los valores adeudados, que incluyen el sueldo del último mes, décimos, vacaciones no gozadas y otras bonificaciones o indemnizaciones correspondientes. Por su parte, el empleador tiene la obligación de calcular y liquidar correctamente esos valores, registrar el acta ante el Ministerio y entregar una copia al trabajador.

El incumplimiento de estos pasos puede ser denunciado ante el Ministerio del Trabajo por parte del afectado. No registrar el acta de finiquito dentro del plazo legal puede generar consecuencias para el empleador que van multas o demandas.

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